Digitalisierung erleichtert den Umgang mit Kunden, Dokumenten und dem Posteingang. Das digiale Büro ermöglicht bei kleinen Unternehmen dezentrales Arbeiten, spart Platz und verbessert das Backup erheblich. Digitalisierung ermögliche effiziente Kommunikation und Marketing. Es gibt jedoch auch Risiken, die es unbedingt zu beachten gilt. Die hier vorgestellten beispielhaften Techniken eignen sich insbesondere für den einzelnen Sachverständigen und kleinere Unternehmen. Die grundlegenden Überlegungen zum Datenschutz sind allerdings auch für größere Büros von Relevanz, da Sachverständige grundsätzlich mit besonders schützenswerten, personenbezogenen Daten arbeiten.
Digitalisierung zugrunde liegender Unterlagen
Neben Gutachten, die digital in ihre Projektverzeichnisse abgelegt werden, gibt es weitere Dokumente, die digital verwaltetet werden können. Dazu zählen insbesondere Auskünfte und weitere Schreiben, wie z.B. Rechnungen, die auf dem analogen Postweg empfangen wurden. Die Digitalisierung wird effizient durch ein gutes Dokumenten-Managementsystem. Die analogen Unterlagen werden digitalisiert per Scanner oder einer App und auf einen Server hochgeladen. Da es sich auch oft um personenbezogene Daten handeln kann (Rechnungen, Quittungen, etc.), sollte der gewählte (Cloud-) Anbieter eines solchen Systems gut ausgewählt werden. Ein Serverstandort in Deutschland oder der EU ist Voraussetzung. Einige Anbieter bieten eine Synchronisation aller Clients über die Cloud, sodass die Dokumente sowohl lokal als auch unterwegs verfügbar sind. Des Weiteren kann serverseitig per OCR gescannt und die digitalisierten Informationen damit indexierbar und durchsuchbar gemacht werden. So lassen sich ohne manuelle Zuordnung Rechnungen, Kunden etc. leicht finden. Der Scan muss jedoch den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügen, da dies auf dem Server des Dienstanbieters erfolgt. Aber auch digital erhaltene Informationen können in solche Management-Systeme aufgenommen werden. So lassen auch E-Mails oder Screenshots zu Projekten zuordnen. Einige Anbieter bieten sogar eine Versionierung der Dateien an. Damit kann dem Finanzamt nachgewiesen werden, dass Dokumente nicht nachträglich verändert wurden.
Löschen digitalisierter Daten
Werden Archive oder andere digitale gespeicherte Informationen nicht mehr benötigt, so sollten insbesondere die mit personenbezogenen Daten gelöscht werden. Dies geschieht in der Regel innerhalb der dazu benutzten Programme. Werden ganze Dateien oder Festplatten gelöscht, so reicht es nicht aus, Dateien in einen Papierkorb zu stecken. Dort werden diese nicht physisch gelöscht, sondern nur zum Entfernen markiert. Unbefugte könnten somit Dateien einfach wieder herstellen. Ganz sicher ist eine Datei erst entfernt, wenn der ehemalige Speicherbereich der Datei neu überschrieben wurde. Beim Löschen von Festplatten bedeutet dies, dass die ganze Festplatte mit mehreren Zyklen von Zufallszahlen überschrieben werden sollte. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Festplatte unverschlüsselt benutzt wurde. Daten auf intakten Festplatten können so mit spezieller Software durch Überschreiben vollständig und nicht wiederherstellbar gelöscht werden. Bei älteren Festplatten (< 80 GB) sollten die Daten 7-fach überschrieben werden. Bei neueren SSD-Festplatten wird die Anwendung des ATA-"Secure-Erase" Befehls empfohlen. Hierbei wird die gesamte Festplatte inklusive defekter Speicherbereiche gelöscht.
Digitale Teamarbeit
Arbeiten im Unternehmen mehrere Personen (dezentral) als Team, so sind zumindest ein DSGVO-konformer Datenaustausch und Backup von Nöten. Hier bieten sich verschiedene Angebote deutscher Hoster an. So ist der Webhoster Strato sehr früh mit seinem teamfähigen Tool „Hidrive“ auf den Markt gekommen. Daten lassen sich wie bei Dropbox über einen Desktop-Client aktuell halten. Außerdem können unter anderem per FTPS und sogar SSH-verschlüsselt mit rsync-Backups angelegt werden. Durch Dateiversionierung erlaubt HiDrive Zugriff auf vorherige Versionen oder bereits gelöschte Dateien bis zu 12 Monate rückwärts.
Wenn es um Team-Arbeiten im gleichen Dokument geht, kommt man beim rein digitalen Arbeiten an Microsoft Office 365 mit seinen Teamfunktionen kaum herum. Das aktuellste Microsoft Office 365 verspricht durch die integrierten Cloudlösungen auch schnellen und sicheren Datenaustausch. Allerdings sollte man sich nicht für das originär von Microsoft vertriebene Office 365 entscheiden, da sich die Daten möglicherweise auf Servern außerhalb der EU mit Zugriff durch die amerikanische Justiz befinden. Bislang stand alternativ das von der Telekom vertriebene „Office 365 Deutschland“ zur Verfügung. „Office 365 Deutschland“ nutzte ein eigenständiges Netzwerk ausschließlich zwischen deutschen Rechenzentren, welches vom globalen Microsoft Netzwerk unabhängig war. Alle Daten lagen somit ausschließlich auf deutschen Servern und unterlagen dem deutschen Datenschutz. Über den Sharepoint konnten Dokumente in der Cloud ausgetauscht und wie ein Laufwerk an den eigenen Bürorechner eingebunden werden.
Microsoft hat im August 2018 nun eine Änderung seiner Deutschland-Strategie verkündet und nimmt keine Neukunden in die Cloud von „Office 365 Deutschland“ mehr auf. Bestandskunden können laut Pressemitteilung von Microsoft weiterhin die derzeit verfügbaren Cloud-Dienste der Microsoft Cloud Deutschland in Anspruch nehmen. Gleichzeitig wird der Umzug auf neue Server auch außerhalb von Deutschland empfohlen. Neukunden verspricht der Konzern, dass Sie in den Genuss der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) direkt bei Microsoft kommen. Dementsprechend wurden Zusagen in den Vertragsbestimmungen aufgenommen, wie z.B. das Recht des Kunden, persönliche Daten korrigieren, ergänzen oder löschen zu lassen. Wie Microsoft mit Datenschutzproblemen und Anfragen der amerikanischen Justiz umgeht, bleibt dabei unklar. Ob das Angebot damit für Sachverständige jemals wieder interessant sein könnte, bleibt daher vorerst offen. Die Telekom hat signalisiert, alternative Angebote anzubieten. Es bleibt also spannend an der Front der rechtsicheren Online-Teamarbeit. Andere teamfähige Lösungen, wie z.B. Google Docs, erfüllen nicht die datenschutzrechtlichen Kriterien. Eine Verwendung im Rahmen der Digitalisierung der Unternehmensprozesse wird nicht empfohlen.